Telefoniste of telefoonservice

Telefoniste of telefoonservice

Is uw bedrijf niet zo goed telefonisch bereikbaar, hoe maakt u dan de afweging tussen het inhuren van een eigen telefoniste versus het inschakelen van en telefoonservice? Onderstaande checklist, helpt u deze keuze te maken.

Kosten Telefoonservice versus een telefoniste

De telefoonservice tarieven verschillen per telefoonservice, maar gemiddeld betaalt u ongeveer € 1,25 per telefoontje. Voor het inhuren van een telefoniste betaalt u ongeveer € 15 per uur (inclusief sociale lasten, verlof, etc.). Zo gerekend bent u goedkoper uit met een eigen telefoniste als zij gemiddeld meer dan 12 telefoontjes beantwoordt.

Bedrijfsspecifieke informatie

Als u de telefoonbeantwoording uitbesteedt aan een telefoonservice, moet u zich wel afvragen of u alle benodigde kennis en informatie over uw bedrijf kunt overbrengen en toegankelijk kunt maken. Bijvoorbeeld als er gevraagd wordt naar de aanwezigheid van u of medewerkers. Of over de producten of diensten die u aanbiedt. Als klanten naar uw bedrijf bellen verwachten zij uiteindelijk wel dat er iemand met kennis van zaken de telefoon beantwoordt.

Professionele telefoonaanname

Van een telefoonservice mag u verwachten dat zij de telefoon snel en professioneel opnemen. Dat is eenvoudig te controleren door af en toe de proef op de som te nemen en zelf te bellen. Een eigen telefoniste kunt u eenvoudiger op professionaliteit te controleren en is ook eenvoudiger bij te sturen.

Behoefte aan flexibiliteit

Als het aantal telefoontjes naar uw bedrijf lastig val te in te schatten of er continue pieken en dalen zijn, is de behoefte aan meer of minder telefonistes sterk verschillend. Het inspelen op deze schommelingen is voor de meeste bedrijven bijna niet zelf te organiseren. Een telefoonservice kan natuurlijk gebruikmaken van de schaalgrootte en kan dus beter inspelen op pieken en dalen.

Meerdere telefoonservices vergelijken

Als u uiteindelijk kiest voor een telefoonservice, dan doet u er goed aan meerdere telefoonservices met elkaar te vergelijken. Via telefoonservice vergelijken ontvangt u snel en gemakkelijk meerdere offertes met 1 druk op de knop.

Professionele telefoonbeantwoording

Professionele telefoonbeantwoording

Kantoormedewerkers zitten gemiddeld meer dan 2 uur aan de telefoon te zitten. Ondanks de opkomst van modernere communicatiemiddelen zoals e-mail en chat, blijft telefonisch contact belangrijk in de communicatie met klanten. Bedrijven schenken helaas te weinig aandacht aan een goede telefoonbeantwoording.

Om klanten goed te woord te kunnen staan, is hantering van de juiste telefoonetiquette essentieel. Vaak is telefoon het eerste klantcontact en dus ook de eerste indruk. Maar hoe wordt de telefoon nou eigenlijk professioneel beantwoord en aan welke eisen moet de telefoniste voldoen?

Hoe wordt een telefoon nou eigenlijk op de juiste manier beantwoord? Als eerste zorg je ervoor dat de klant niet te lang moet wachten voordat je de telefoon opneemt. Neem de telefoon in de regel op binnen 3 keer overgaan of 10 seconden. Als de klant dan toch even moet wachten, moet je hem of haar even bedanken voor het wachten.

Neem de hoorn rustig op en begroet de persoon. Dat doe je als volgt: Als eerste begroet je die persoon met goedemorgen, middag of avond. Vervolgens noem je de naam van je bedrijf of instelling en tot slot je eigenvoornaam en eventueel je achternaam. Neem nooit de telefoon op met een volle mond. Eet, drink en rook nooit tijdens het gesprek, maar richt je volledig op die persoon.

Zorg daarbij dat je duidelijk verstaanbaar bent en niet te snel praat. Zorg dat je vriendelijk praat zodat de beller zich verwelkomd voelt. Tot slot moet je ervoor zorgen dat je op de goede toonhoogte zit. Probeer te glimlachen als je belt, de beller kan dat ‘horen’.

Beantwoord de vragen op een eenvoudige manier en vermijd onderwerpen waar je niks over weet. Herhaal  de vraag zodat de beller weet dat je hem goed begrijpt, alvorens antwoord te geven. Als je iets moet opzoeken (gegevens of informatie) zorg je ervoor dat het gesprek niet stil valt, maar vertel de persoon even wat je gaat doen.

Als je de vragen niet kunt beantwoorden of de beller vraagt naar een collega, zorg ervoor dat de persoon correct wordt doorverbonden. Vraag om een moment geduld. Check eerst of de collega in kwestie aanwezig  is en zo ja kondig de beller aan. Voordat je doorverbindt, vertel je de beller met wie je gaat doorverbinden en je wenst de beller nog een fijne dag.

Wanneer je de klant niet kunt helpen, vertel je hem of haar dat je opzoek gaat naar de juiste informatie en dat de beller later terugbelt. Noteer vervolgens zijn of haar naam en telefoonnummer en eventueel de benodigde informatie.

Aan het einde van het telefoongesprek zorg je ervoor dat je het gesprek beleefd afsluit. Bijvoorbeeld door te zeggen ‘fijne avond, mijnheer…’ of ‘graag gedaan’. Zorg er wel voor dat de klant verder geen vragen meer heeft voordat je het telefoongesprek afsluit. Vraag bijvoorbeeld of u de beller verder nog van dienst kan zijn en sluit het gesprek dan netjes af. Leg altijd als laatste de hoorn neer.

Om professioneel voor de dag te komen, schakelen veel bedrijven tegenwoordig een telefoonservice in. Een telefoonservice beantwoordt uw oproepen op een vriendelijke en professionele manier. Wanneer u niet beschikbaar bent, zorgt een telefoonservice ervoor dat uw oproepen worden beantwoord. De telefoniste die de hoorn opneemt, beschikt over informatie die u van te voren heeft doorgeven en beantwoordt zo uw inkomende oproepen. Een telefoonservice kiezen is echter wat moeilijker. U wilt natuurlijk een telefoonservice dat bij u past en aan uw wensen voldoet. Vraag daarom via telefoonservice vergelijken meer informatie aan en u ontvangt 4 aanbiedingen van geselecteerde telefoonservices!

Meer informatie:

Auteur: Saleswizard

www.saleswizard.nl

088-7709999